[Mise à jour 29/09/2020] Le montant du Forfait Mobilités Durables sera porté à 500€ par an par salarié dans le secteur privé, dès le projet de loi de finances (PLF) 2021 présenté cet automne.

La Loi d’Orientation des Mobilités (LOM) met les entreprises au cœur de l’évolution des mobilités tout en apportant beaucoup de diversité et de flexibilité aux salariés dans leur choix de mode de transport. A travers le décret du 9 mai 2020 relatif au Forfait Mobilités Durables, le gouvernement vient de mettre en application l’une des grandes innovations de la LOM et beaucoup d’entreprises s’interrogent sur la mise en place de ce dispositif pour leurs salariés.

Comment est versé le Forfait Mobilités Durables ? 💵

Comment le salarié justifie-t-il de l’utilisation de son Forfait Mobilités Durables ? 📝

Ou encore, comment l’entreprise constitue-t-elle le dossier de justificatif qu’elle devra présenter en cas de contrôle fiscal ou URSSAF ? 👨‍💼👩‍💼

Cet article vous donne les principaux points à prendre en compte dans la mise en place du Forfait Mobilités Durables.

Le cadre global de la mise en place du Forfait Mobilités Durables

Les dispositions de la LOM mettent la mobilité durable au cœur du dialogue social dans les entreprises. La mise en place du Forfait Mobilités Durables doit donc se faire par accord d’entreprise, par accord interentreprises (ou accord de branche). Il est important que le Forfait Mobilités Durables s’intègre dans une politique de mobilité durable “globale” pour l’entreprise, incarnée par le Plan de Mobilité Employeur. Pour les entreprises de plus de 50 salariés, le sujet du Forfait Mobilités Durables doit être négocié dans le cadre des NAO (Négociations Annuelles Obligatoires) ; il s’agit de négocier les modalités de sa mise en place au sein de l’entreprise, notamment le montant, les critères de prise en charge des frais ou encore les conditions de justification des frais.

Toutefois, sous certaines conditions (entreprises de moins de 50 salariés ou Négociations Annuelles Obligatoires déjà passées par exemple), la mise en place du Forfait Mobilités Durables peut également se faire par décision unilatérale de l’employeur (DUE) après consultation du Comité Social et Économique (CSE), si celui-ci existe.

Dans cet article, nous traiterons de la mise en place via une décision unilatérale de l’employeur, plus rapide et plus flexible 👇

Les modalités du Forfait Mobilités Durables à définir

En tant qu’employeur vous devez définir de manière claire les modalités d’application du Forfait Mobilités Durables au sein de votre entreprise. Cette tâche peut être de la responsabilité de la DRH, de la Direction Financière ou de la Direction Générale en fonction de la taille et de votre organisation interne.

Il conviendra de définir les éléments suivants :

• Le montant : Le Forfait Mobilités Durables, exonéré de charges patronales et d’impôts sur le revenu, est plafonné à 400€ par an et par salarié, mais, à sa discrétion, l’employeur peut fixer un montant plus élevé.
• Les conditions d’utilisation du Forfait : L’employeur peut éventuellement définir des restrictions horaires ou journalières dans l’utilisation du Forfait Mobilités Durables, il peut par exemple décider que les déplacements du dimanche ou les déplacements en dehors d’une plage horaire ne sont pas éligibles.
• Les modes de transport couverts : Le décret du 9 mai 2020 définit de façon claire l’ensemble des modes de transport éligibles au Forfait Mobilités Durables. Il s’agit du vélo personnel, du vélo à assistance électrique personnel, du covoiturage (conducteur ou passager) ou des services de mobilité partagée (vélos, trottinettes, scooters, EDP — Engins de Déplacement Personnel …). Il faut noter que le remboursement des déplacements en EDP n’est possible que s’il s’agit d’EDP partagés (trottinettes partagées, gyropodes partagés, …), le salarié ne peut donc pas faire prendre en charge par son employeur l’achat d’EDP personnel 🚲⚡️🛴🚋
  A noter que l’employeur ne peut pas exclure de son plan Forfait Mobilités Durables, des modes de transports considérés comme éligibles par le décret du 9 mai.
• Le versement du Forfait Mobilités Durables et la collecte des justificatifs : Il s’agit là de l’un des sujets épineux de la mise en place du Forfait Mobilités Durables car, au vu de la complexité qu’engendre la multitude des modes de transport éligibles et l’aspect cumulable avec les transports en commun, le suivi salarié par salarié des versements Forfait Mobilités Durables et des justificatifs peut devenir un casse-tête.

Il faut garder à l’esprit que le Forfait Mobilités Durables est versé sous réserve de son utilisation effective conformément à son objet. Il appartient donc au salarié (mais aussi à l’employeur en cas de contrôle fiscal ou URSSAF) de justifier des dépenses engagées pour la mobilité. Pour cela, le salarié doit fournir les justificatifs de paiement de ces frais de transport ou une attestation sur l’honneur (pour les salariés se déplaçant à vélo personnel ou en véhicule personnel par exemple). Cela peut s’avérer difficile à suivre lorsqu’un salarié cumule plusieurs modes de transport (covoiturage en automne, transports en commun en hiver, vélo partagé au printemps et en été).

Face à cette complexité, plusieurs solutions, notamment des moyens de paiement dédiés au Forfait Mobilités Durables, émergent pour aider les entreprises à piloter, contrôler et faciliter son versement et la collecte des justificatifs. Certains acteurs du Ticket Restaurant (Edenred, Swile, etc) ou des pure-players comme Betterway proposeront ou proposent déjà des solutions qui pourraient faciliter le versement du Forfait Mobilités Durables et la collecte des justificatifs.

Au final et à plusieurs égards, le Forfait Mobilités Durables est assez similaire au remboursement des notes de frais, il peut être versé mensuellement, trimestriellement ou annuellement; lors du paiement du salaire (donc apparition sur la fiche de paie) ou via d’autres moyens mis en place par l’entreprise (comme les moyens de paiement dédiés) 💰

La consultation du CSE, l’engagement les collaborateurs et la mesure d’impact

• Consulter le CSE : L’ensemble des modalités du Forfait Mobilités Durables doivent être soumises à la consultation du CSE. Cette consultation peut se faire en inscrivant ce point à l’ordre du jour d’une réunion ordinaire du CSE ou plus radicalement, en convoquant une réunion spéciale sur ce sujet. Une fois le CSE consulté, avec avis favorable, l’employeur peut alors signer et publier la DUE à tous les salariés (affichage, email, autres communications internes) en indiquant la date d’entrée en vigueur de la mesure.
• Engager les salariés et mesurer l’impact : Pour que la mise en place du Forfait Mobilités Durables dans votre entreprise ait l’effet escompté à la fois comme un avantage salarié, mais également comme un outil en faveur de la transition écologique, il est important de communiquer efficacement autour du sujet et d’engager les collaborateurs. Pour cela, il est possible :

D’organiser des sessions d’information autour du Forfait Mobilités Durables et de sa mise en place dans l’entreprise ;
De confectionner et distribuer des “Guides Forfait Mobilités Durables” qui expliquent les détails du dispositif ;
De renforcer l’offre de mobilité disponible pour ses collaborateurs en mettant en place, au sein de son entreprise, des nouvelles solutions de mobilité durable comme les vélos électriques en libre-service Zoov, accessibles 24h/24 via une application mobile.

Enfin, il est important de suivre l’adoption du Forfait Mobilités Durables et son impact sur les habitudes de déplacement des salariés (et pourquoi pas son impact sur la productivité/bien-être de ces derniers, la marque employeur et l’attraction de nouveaux talents …)